Office manager : comment mener efficacement la recherche de bureaux pour votre startup en 5 étapes ?

On vient de vous confier la mission de trouver des nouveaux bureaux : super cool, super pas cher, super bien placés… et dans lesquels votre équipe va passer 60% de sa vie… rien que ça !

Dans ces moments là, ce n’est pas évident d’avoir la responsabilité de la recherche de nouveaux bureaux !
Mais croyez-nous, si on vous l’a confiée c’est que personne n’est mieux placé que vous 😉 Donc cheer up et prenez le temps de lire la suite de notre article cela pourrait vous aider à être efficace.

Étape 1 : Faîtes l’état des lieux du marché de bureaux de votre côté

Vous devez avoir une overview du marché pour pouvoir sagement aiguiller votre direction sur le cahier des charges. Un cahier des charges efficace prend en compte la réalité du marché.

Posez vous les bonnes questions :

• Qui sont les acteurs du marché ? A quel prix ? Proposent-ils des services ?
• Quelle est la meilleure option financière entre le bail 3 6 9 et la prestation de services selon la localisation ?
  
• Quels sont les types de contrat proposés sur le marché ? Leur durée d’engagement ?
  
• Les brokers, qu’ont ils à me proposer ? A quels acteurs peut-on accéder en direct ?

Prenez le temps de vous approprier et de juger les acteurs qui sauront le mieux vous accompagner dans votre recherche. Fuyez ceux qui ne s’intéressent pas à votre projet au-delà des m2 et du prix ! Du coup, cela vous permettra d’éviter des sélections à n’en plus finir et surtout des visites inutiles !

À ce stade, vous aurez fait le tour des sites web, passé des coups de fils, demandé les recommandations de votre réseau et éventuellement fait quelques visites à la marge.

Préparez une liste des différentes solutions, de leurs avantages et inconvénients, de leur coût respectif et de votre ressenti sur chacun d’eux.

Étape 2 : le cahier des charges pour lancer votre recherche

Le cahier des charges de votre recherche de bureau doit être réalisé en tenant compte à la fois des envies, besoins et contraintes propres à votre entreprise, et de la réalité des offres du marché.

• le type de contrat : bail 3 6 9, bail précaire, sous-location, contrat de prestations de services. Selon le contrat, vous trouverez plusieurs avantages et inconvénients, entre durée d’engagement, services, précarité.
• le nombre de postes : ce n’est jamais facile de savoir exactement le nombre de recrutements sur un an ou plus. Demandez-vous : étant donné la durée d’engagement du contrat, jusqu’à combien de postes les locaux vont-ils me permettre d’absorber ma croissance ?
  
• le budget : pour le définir, il faudra prendre en compte tous les frais inhérents à la gestion de vos locaux (travaux et/ ou ameublement, électricité, internet, assurances, ménage, taxe sur les ordures ménagères, impôt foncier, taxe bureau, etc ) qui selon les offres sont inclues ou non.
  
• la localisation : selon vos critères de localisation, plusieurs éléments varient : le prix, la disponibilité, la rapidité de commercialisation (ou la rapidité à laquelle une offre peut vous passer sous le nez), la taille de locaux (petites, moyennes ou grandes surfaces) disponible en seul plateau, etc
  
• la surface : le nombre de mètres carrés doit être manipulé avec prudence, le confort de travail et le nombre de postes installés dans une même surface dépend de la typologie et de l’aménagement d’un espace. D’autres critères influent : mètres carrés de parties communes comptabilisés, couloirs, placards, etc.

Pour vous donner un ordre de grandeur tout de même, vous pouvez compter :

• > 4 à 6 m² /personne en open-space
• > 10 m² /personne en bureau individuel

Étape 3 : Définissez avec votre direction les scénarios de prise de décision rapide

On grille souvent cette étape pourtant primordiale pour ne pas arriver 2 mois plus tard, exténué, à se dire qu’en fait le 3e bureau qu’on avait vu était très bien… maintenant qu’il n’est plus dispo, évidemment.

Compte-tenu du cahier des charges établi en connaissance du marché, projetez vous et votre direction dans les questions suivantes :

• Quel est le process de décision : qui devra avoir vu les locaux pour que l’on puisse signer ? Les fondateurs ? le CEO ? toute l’équipe ? les managers ?
• C’est quoi les 2 trucs qui nous font finalement dépasser notre budget dans 1 mois ?
  
• C’est quoi les no-gos ?
  
• Quel est l’ordre de priorité sur les critères du cahier des charges ? Par exemple, “pas un euro de plus sur le budget, quitte à s’excentrer” ou bien “ce budget est bon point de départ mais clairement on ne fera pas l’impasse sur la localisation à moins de 5minutes des Grands Boulevards”

Étape 4 : préparer votre dossier complet

CV + lettre de motivation oblige ! Le marché peut aller vite, il faudra que vous soyez réactif pour ne pas que l’offre idéale vous passe sous le nez. Pour ça, anticipez, et préparez un dossier complet. Les éléments classiques qu’on vous demandera :

• KBIS de moins de 3 mois et statuts à jour de la société
• Pièce d’identité du ou des représentants légaux + attestation de domicile
  
• 3 derniers bilans (si vous en avez)
  
• RIB
  
• Attestation de levée de fond
  
• Une présentation de votre entreprise et de votre équipe sera un plus

Étape 5 : c’est parti pour les visites de bureaux en vue de la signature !

Les visites c’est finalement le moment sympa à condition que cela soit bien préparé en amont. Sinon, elles peuvent tourner à l’angoisse et à la fatigue quand le cahier des charges a changé trois fois, que personne n’a réagit quand vous avez déniché des supers bureaux parce que le process de décision n’était pas clair !

Et enfin, on invente rien…profitez des visites pour prendre des photos, vidéos pour partager avec le reste de l’équipe ! Gribouillez sur des plans votre plan d’aménagement pour vous projeter !

Good luck, et passez-nous un coup de fil pour nous demander de l’aide, on sera ravis !