Flex office : le mot fourre-tout que chacun utilise quand ça l’arrange !

Le flex office ou bureau flexible pour les frenchies, n’est plus un nouveau terme pour personne et pourtant son sens ne fait pas l’unanimité. On a fait un petit tour d’horizon des trois définitions du flex office.

1. Le flex office, ou comment rationaliser ses mètres carrés en partant du principe que tout le monde n’est pas à son bureau en même temps.

Nul besoin d’être un grand mathématicien pour observer, en se promenant dans les espaces de travail, qu’il est rare que tout le monde occupe son poste de travail en même temps : entre les consultants en mission chez le client, Micheline en congés maternité la rotation des congés, les collaborateurs en télétravail ou encore en déplacement dans les antennes à l’étranger… les bureaux sont vides, et ça fait mal au coeur quand on sait combien coûte le m2 de bureau à Paris ou en région parisienne.

C’est en partant de ce constat, que bon nombre d’entreprises et leurs dirigeants, emblèmes de l’homo oeconomicus rationnel, ont donc mis en place le principe du flex-office : le poste de travail n’est plus attribué, et l’on compte un poste de travail pour plusieurs collaborateurs, dans un ratio raisonnable (normalement) en fonction des congés et de la nature des métiers de l’entreprise.

• Les plus ? L’entreprise optimise ses coûts, les collaborateurs découvrent de nouveaux voisins, on change de bureau en fonction des équipes-projet, etc.
• Les bémols ? Il faut bien s’organiser pour ses affaires persos, et les retardataires risquent de bosser dans les toilettes si tout le monde a décidé de travailler au bureau ce jour-là…

2. Le bureau flexible, l’alternative au poste de travail classique “bureau, chaise, caisson, tapis de souris, souris”

On l’a tous en tête, cette image du bureau à l’américaine dans The Office, où chacun est à son bureau, cloîtré de cloisonnettes et n’en bougera que dans 40 ans, lorsqu’il mettra ses affaires dans le fameux carton.

C’est fini et c’est tant mieux ! On a pris conscience de la force du travail collaboratif et les aménagements de bureaux en sont la preuve. Les espaces de travail sont désormais collaboratifs, grâce à une organisation en openspace ouvert qui privilégie un grand nombre de salles de réunion. On passe de quelques heures dans un openspace à une réunion informelle dans la cafétéria, à un call privé dans une phonebooth pour enchaîner ensuite par un café/ laptop dans les canapés de l’espace détente.

Le bureau n’est plus uniquement un banal espace de travail, il est devenu un véritable espace de vie dans lequel les collaborateurs échangent, se détendent, et varient les modes de travail en fonction des tâches de la journée.

3. Le flex-office dans le sens de la flexibilité des contrats de prestations de services, par opposition à la rigidité du bail commercial classique

Avec l’apparition des espaces de coworking ou encore des cafés coworking, proposant une location de bureaux à l’heure, à la journée ou au mois, on a vu apparaître de nouvelles solutions pour accéder à des bureaux facilement, et pour une courte durée. Cela vient disrupter le marché de l’immobilier qui ne proposait jusqu’alors que des bureaux en bail commercial, pour lesquels la durée minimale d’engagement est de 3 ans, le préavis de départ de 6 mois.

Autant de contraintes en parfaite contradiction avec les besoins du marché : les startups et PME ont besoin de flexibilité ! Elles voient leurs équipes doubler en 12 mois, et doivent se concentrer sur le métier, au lieu de faire des travaux dans des locaux qu’elles devront quitter 8 mois plus tard…

Le flex office fait donc référence aux solutions de bureaux avec des contrats flexibles, des durées d’engagement réduites et des services inclus.

Bonus – le non sens

Le bureau flexible qui s’agrandit en même temps que vous. Ce serait beau mais soyons pragmatiques, on n’est pas dans Inception. C’est possible de bouger d’un bureau à un autre à l’intérieur d’un même espace de coworking, mais attention, ce n’est pas dit que le bureau dont vous avez besoin à ce moment précis soit disponible… Il faudra anticiper. Egalement, si vos moyens le permettent une bonne solution est de prendre un espace plus grand, et d’en sous-louer une partie pendant quelques mois.

Le sens qu’on retient chez Come and work

Chez Come and work on retiendra le flex office dans les deux derniers sens du terme :

• D’une part des lieux de vie avec des espaces de travail informel, comme à la maison
• L’accès à des bureaux tout équipés 100% indépendants avec des contrats de prestations de services : pour les entreprises à forte croissance qui veulent accéder facilement à des locaux propices à la cohésion d’équipe dans le centre de Paris.