Flex office ou coworking : avantages et inconvénients

‍Le COVID 19 a bouleversé notre rapport au travail. Nos habitudes ont changé, notamment à travers le recours au télétravail. Aujourd’hui, le retour au bureau peut être parfois difficile, comme le souligne le rapport publié en novembre 2022 par la fondation Jean Jaurès. En effet, selon une enquête menée par l’institut, 37% des Français sont moins motivés à aller au travail depuis la crise sanitaire.

Pour être bien de nouveau au bureau, il faut donc réinventer nos façons traditionnelles de travailler et les rendre modulables. Pour ce faire, de nombreuses entreprises s’essaient à des solutions de bureaux flexibles : le flex office et le coworking. On explore avec vous ces deux solutions en détail.

Choisir le flex office

Qu’est-ce qu’un flex office ?

Le flex office est un espace de bureaux dont le contrat a une durée flexible, disponible clés en main et privatisé pour une seule entreprise. L’objectif est de permettre aux entreprises agiles de disposer d’un espace de travail prêt à l’emploi, et de pouvoir en changer dès qu’elles le souhaitent. Les contrats de flex office incluent également certaines prestations de service et sont en général à terme court - mais renouvelable.

Comment fonctionne un flex office ?

Un flex office est mis à disposition d’une entreprise par le biais d’un contrat flexible. Il comporte plusieurs postes de travail, ainsi que d’autres espaces privés comme des salles de réunion, cuisine, sanitaires etc.

Tout est pris en charge par le gestionnaire du flex office, qui propose de nombreux services additionnels, comme le ménage, l’accès à Internet et même parfois la possibilité d’avoir un petit-déjeuner.

L’entreprise n’a ensuite plus qu’à s’installer, et peut utiliser les locaux selon ses besoins !

Par ailleurs, les espaces étant privatisés pour l’entreprise, elle peut tous les utiliser dès qu’elle le souhaite, et sans avoir à les réserver à l’avance.

Les avantages du flex office

Le flex office offre de nombreux avantages :

• Il réduit les surfaces de bureaux, ainsi que les coûts associés (loyers, réparations etc.),
• Il permet une grande flexibilité grâce à des contrats de courte durée mais renouvelables, au contraire des baux habituels 3/6/9,
• Il permet de bénéficier de nombreux services, comme le ménage ou l’accès à Internet,
• Il permet de changer rapidement d’espace lorsque l’entreprise évolue, s’agrandit, et a de nouveaux besoins,
• S’il est indépendant, le flex office permet de personnaliser l’espace à son image, et de bénéficier de locaux à soi et de renforcer ainsi sa marque employeur.
• Des espaces privés (cuisine, sanitaire) permettent d’obtenir une meilleure hygiène dans les bureaux, notamment en cas d'épidémie comme nous l’avons connu.

Les inconvénients du flex office

Le concept de flex office a cependant quelques inconvénients :

• Les bureaux ne sont pas possédés en propre par l’entreprise, laquelle n’investit donc pas sur le long terme
• Le flex office ne permet pas d’avoir une adresse fixe lorsque l’entreprise change d’espace - si elle grandit par exemple.

Choisir le coworking

Qu’est-ce que le coworking ?

Une autre solution de bureau flexible est celle du coworking, qui consiste notamment à partager un bureau avec plusieurs entreprises. Concrètement, ce terme désigne un immeuble de bureaux contenant des espaces communs partagés entre tous les collaborateurs.

L’objectif du coworking est de permettre une collaboration accrue grâce au partage d’infrastructures et à la mise à disposition d’espaces de vie communs. Les espaces de coworking sont en majorité mis à disposition pour plusieurs entreprises. Cela favorise ainsi les échanges avec d’autres groupes, et la création d’un réseau.

Cette solution est très prisée par les nomades digitaux, qui travaillent en ligne tout en voyageant. En effet, le coworking leur permet de retrouver un bureau physique et de rencontrer d’autres personnes, à défaut de voir physiquement leurs collègues.

Les avantages du coworking

Le coworking présente plusieurs avantages :

• Il permet un coût réduit par rapport aux bureaux traditionnels, du fait notamment du partage d’espaces communs
• Il promeut les valeurs de partage et favorise la collaboration,
• Il propose de beaux espaces de vie,
• Il encourage les échanges en dehors de l’entreprise et la construction d’un réseau.

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Les inconvénients du coworking

Le coworking comporte cependant de nombreux inconvénients :

• Il met à disposition des espaces de travail qui ne sont pas propres à l’entreprise, et qui ne sont pas privatisés,
• Il peut nuire à la marque employeur, car les bureaux sont partagés entre plusieurs entreprises,
• Il y est plus difficile de s’organiser, les espaces étant dispersés,
• Il y manque parfois de salles de réunion, qu’il est nécessaire de réserver au préalable – et qui peuvent être indisponibles lorsqu’on en a besoin,
• Il est difficile de réserver des espaces et de s’organiser, en particulier lorsque le coworking est partagé avec d’autres entreprises. En général, la loi du « premier arrivé, premier servi » prime,
• Il induit une injonction à la sociabilisation, et de potentielles difficultés à se concentrer.
• L’hygiène (cuisine, sanitaire) est moins optimale comparé à des bureaux privés.

Flex office ou coworking ?

Une vision différente de la flexibilité

Le flex office et le coworking proposent donc deux manières pour une entreprise d’envisager son espace de travail de façon flexible. Ces deux solutions répondent au même objectif, mais correspondent à différents moyens d’y parvenir.

Pour résumer, un flex office offre un espace de bureaux privé, dédié à une entreprise, tandis qu’un coworking propose un espace commun partagé entre différentes entreprises.

Comment choisir entre flex office ou coworking ?

Pour choisir entre les deux, tout dépend du type de votre entreprise, de votre taille, de vos valeurs et de vos besoins !

Pour vous aider à y voir plus clair, le tableau ci-dessous récapitule les principales différences entre flex office et coworking.

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La solution Comeandwork

Chez Comeandwork, on vous propose des espaces de bureaux flexibles indépendants qui correspondent à vos besoins et s'adaptent à votre situation !

Nos espaces de flex office

Nous proposons des espaces de flex office variés et adaptables, vous permettant d’offrir à vos collaborateurs un espace de travail et de partage 100% à vous. Contenant d’une quinzaine à 250 postes de travail, ces bureaux incluent des salles de réunion de toutes les tailles et disponibles en illimité.

Parce que le retour au bureau doit se faire avec quelques précautions, nos espaces respectent les règles sanitaires internes (pas de partage des WC, etc.).

Un contrat flexible tout inclus

Vous voulez tester le flex office, mais vous ne souhaitez pas vous engager à long terme ? Votre entreprise grandit rapidement, et vous souhaitez voir vos locaux évoluer avec vous ?

Chez Comeandwork, nos espaces de travail sont flexibles, et nos contrats aussi ! Notre modèle économique est fondé sur votre croissance. Nous voulons donc vous permettre de changer d’espace lorsque votre entreprise s’agrandit.

Fini les contrats de trois ans, vous pouvez dès maintenant disposer d’un bureau indépendant pour un an renouvelable. Le contrat inclut tous les services dont vous avez besoin, comme l’accès à Internet et le ménage. Vous pouvez même mettre à disposition des petits déjeuners pour vos collaborateurs.

Un espace personnalisé

On reproche parfois aux solutions de flex office d’être impersonnelles. Chez Comeandwork, on sait que l’identité d’une entreprise est essentielle. Notre objectif est de vous aider à créer une cohésion interne, plutôt que de chercher des synergies.

C’est la raison pour laquelle on vous propose des locaux indépendants, que vous n’êtes pas obligés de partager : plus besoin de réserver un espace commun lorsque vous souhaitez organiser un événement. Par ailleurs, afin de vous approprier les lieux, nous personnalisons votre espace de flex office à votre marque employeur.

Disposer d’un espace de flex office à votre image dès maintenant, ça vous dit ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos conseillers !

Conclusion

Les bureaux en flex office indépendants vous permettent de bénéficier d’un espace de travail privatisé et de nombreux services, grâce à un contrat flexible d’un an, tandis que le coworking implique de partager ces espaces avec d’autres entreprises.

A vous de jouer pour choisir la solution qui vous convient et adapter votre bureau pour le bien-être de vos collaborateurs !

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