Louer vos espaces de bureaux à Paris : le guide complet

Monday, May 16, 2022

Espace de bureau avec salles de réunion
Espace de bureau Comeandwork

Se lancer dans la recherche de votre prochaine location de bureaux à Paris c’est un peu comme (re)commencer sa recherche d’appartement : c’est stressant, on fait preuve d'exigence, on veut un bon quartier, un aménagement sympa et à un prix abordable (bon on est à Paris, tout est relatif). Rassurez-vous, cet article a été conçu pour vous aider dans votre recherche de location de bureaux à Paris.

Le choix du quartier

Paris est incontestablement une ville dynamique : des grands groupes jusqu’aux startups, des milliers d’entreprises y cohabitent. D’ailleurs, saviez-vous que le plus grand incubateur de startups au monde (Station F) est situé dans le 13e arrondissement de notre capitale ?

Pour choisir l’emplacement idéal de vos futurs bureaux parisiens, prenez en compte ces critères :

  • l’attractivité du quartier : pensez aux quartiers les plus dynamiques tels que La Défense, l’Etoile, l’Opéra, ou le Sentier etc. Le dynamisme est aussi important car il influe directement votre image d’entreprise.
  • l’offre de restauration : critère bien souvent négligé, l’offre de restauration présente aux alentours est pourtant fondamentale : vos collaborateurs apprécieront la proximité et la multitude de restaurants près de leurs bureaux.
  • l’accessibilité : vos nouveaux bureaux doivent être facilement accessibles en transports en commun. Privilégiez donc les secteurs proches des arrêts de métro, RER et tramway. Choisir des bureaux où vos collaborateurs pourront garer leurs vélos en toute sécurité est aussi un critère intéressant à prendre en compte à l’heure de la mobilité durable.

Définir ses besoins

Pour mener à bien votre recherche de bureaux à Paris, il faudra avant tout définir clairement vos besoins. Passons en revue tout ce que vous devez prendre en compte.

Les différents types de contrats

Le bail commercial 3 6 9 (3, 6, 9 ans ou plus)

Un bail commercial 3 6 9 est un contrat de location affecté à l’exercice d’une activité commerciale, industrielle ou artisanale. On parle de bail “3 6 9” car le locataire seul peut résilier son bail tous les 3 ans avec un préavis de 6 mois. À l’inverse, le bailleur ne peut demander la résiliation avant 9 ans.

Le bail 3 6 9 n’est pas forcément le bail le plus adapté à toutes les entreprises. Si vous êtes une startup et que votre nombre de salariés évolue rapidement, le bail commercial 3 6 9 risque d’être un réel handicap à votre croissance puisque vous ne pourrez pas quitter les lieux dans un laps de temps suffisamment court. En revanche, si vous changez rarement de bureaux et que votre nombre de salariés évolue peu, ce type de contrat peut vous convenir.

Le bail précaire (ou bail dérogatoire)

Le bail précaire aussi appelé bail dérogatoire, est un contrat de location de courte durée. Sa durée maximale est de 3 ans (ou plusieurs baux à la suite dans la limite de 3 ans au total) et le locataire ne bénéficie pas du droit au renouvellement. Au-delà, le locataire devra signer un bail commercial s’il souhaite rester dans ses bureaux.

Le contrat de prestation de services

La location de bureaux en contrat de prestation de service est possible de deux façons : en coworking ou via des bureaux indépendants équipés. 

Le coworking

En règle générale, le contrat de prestation de service en coworking dure entre 1 et 24 mois. La plupart du temps, le préavis est de 1 à 3 mois. Dans certains cas, vous pouvez également louer des bureaux à la journée voire même à l’heure.

Bureaux indépendants équipés ou flex office

Le choix de bureaux indépendants équipés ou aussi appelé “flex office” peut être un très bon compromis entre le coworking et le bail commercial classique. En effet, cette solution allie le meilleur des deux mondes : les bureaux sont livrés meublés et équipés avec un certain nombre de services (internet, ménage, maintenance, salles de réunion etc.) tout en disposant de vos propres bureaux indépendants avec entrée privative, entrée 24/7 etc.

Déterminer votre budget

La détermination de votre budget pour votre recherche de bureaux va dépendre du type de contrat adapté à vos besoins.

  • Pour un bail commercial classique en 3 6 9, comptez au minimum 490€ par mètre carré par an jusqu’à 850€ par mètre carré par an (médiane à 550€/m²/an). Attention : ces prix ne prennent pas en compte le coût des travaux, de l'ameublement (bureaux, salles de réunion, phone boxes etc.), des déménagements ainsi que des services associés : wifi, système d’accès par badge, café, ménage etc. Ils ne prennent pas non plus en compte la taxe foncière et la taxe sur les bureaux (TSB).
  • En coworking, il faut compter entre 450€ et 1000€ par mois par poste selon les offres. Ce prix inclut les services courants mais vous partagez les locaux avec d’autres entreprises ou des indépendants.
  • Lorsque vous passez par une solution de bureaux indépendants ou de flex office, comptez environ 100€ par mètre carré par mois soit 1200€ par m² par an. Dans ce cas, vous bénéficiez de vos propres bureaux indépendants en prestation de services. Le prix comprend bien souvent : le wifi, le système d’accès par badge, un service de ménage et des services en option. Vous avez également la possibilité de personnaliser votre espace de bureau comme vous le souhaitez.
Open space espace de bureau

Comparer les équipements et services proposés

La location d’espaces de bureaux à Paris inclut différents équipements ou services selon le type de solution que vous choisissez. 

Dans le cadre d’un bail commercial en 3 6 9, l’espace est loué nu et nécessite parfois des travaux. Il faut aussi acheter l'ameublement (bureaux, salles de réunion, phone boxes etc.), les frais de déménagements ainsi que les services associés : wifi, système d’accès par badge, café, ménage etc. Il faut également penser à payer la taxe foncière et la taxe sur les bureaux (TSB). Pensez également au temps et à l’énergie que ce type de solution nécessite au quotidien.

En coworking comme avec des bureaux indépendants équipés en prestation de service, les services de base vous sont fournis : ameublement, accès 24/7, internet, phone boxes, salles de réunion etc. 

En revanche, gardez à l’idée que seul une solution de bureaux opérés vous permettra de bénéficier de vos propres bureaux privatifs et façonnés à votre image. Vous aurez la possibilité de demander des services additionnels, de prévoir des événements internes et de personnaliser l’apparence de vos locaux (votre logo, mur végétal etc.). C’est un aspect non négligeable qui aura un impact sur votre image de marque et sur votre marque employeur pour attirer et fidéliser vos talents.

Les documents à prévoir

Généralement, pensez à rassembler ces différents documents, ils pourront vous être demandés :

  • Un extrait Kbis récupérable en ligne
  • CNI du ou des représentants légaux
  • Justificatif de domicile du ou des représentants légaux
  • Un RIB
  • Un relevé de compte bancaire
  • 3 derniers bilans
  • Une assurance multi-risques
  • Attestation d'assurance Responsabilité Civile Professionnelle

Conclusion

Veillez dans un premier temps à identifier le type de contrat qui sera le plus adapté à votre croissance et à vos besoins notamment en vérifiant les modalités d’engagement.

Comparez également les équipements et les services qui sont proposés si vous optez pour un contrat en prestation de services (coworking ou flex office). Enfin, déterminez votre budget de manière assez précise. Il doit être en adéquation avec la localisation souhaitée ainsi que le type de contrat que vous souhaitez avoir. Évidemment, le prix de bureaux en flex office sera forcément plus élevé que des bureaux en bail commercial mais cela s’explique par le fait que les bureaux en bail commercial sont commercialisés nus (pas d’ameublement, pas de services etc.) et l’engagement est très contraignant.

En conclusion, prenez le temps d’analyser votre situation : taille de votre équipe, potentialités de croissance (économique et humaine), budget, besoin ou non de flexibilité et la localisation pour faire le choix le plus adapté. 

D’une manière générale, le choix du flex office est probablement le choix le plus polyvalent et qui pourra satisfaire le plus grand nombre d’entreprises.

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